כיצד לארגן בצורה הטובה ביותר מכתבים, קבלות וניירת אחרת

גם אתם מרגישים לפעמים שאתם טובעים בערימות נייר שאין לכם בהן סיכוי? אתה לא לבד! בצוות שלנו, אנחנו מודעים לכמה קשה לדעת כל מה שעובר בתיבת הדואר שלנו, ועוד יותר מזה בכל הכאוס למצוא את המסמך האחד שאנחנו צריכים. לכן אנחנו בגוגל הכנו עבורכם כמה טיפים פשוטים כיצד לארגן את ההתכתבות שלכם ולדעת בדיוק היכן למצוא אותן בעתיד. קראו איתנו איך עושים זאת.

מה תצטרך כדי לארגן את ההתכתבות

אתה יכול להשתמש במגוון ציוד משרדי כדי לארגן מכתבים, קבלות וניירת אחרת - זה תלוי בך מה אתה מוצא יותר נוח וברור. נסה למשל:

- תיקיות משרדיות גדולות עם תאים מסומנים בצבעים שונים.

- לוחות מודעות שעם עליהם ניתן להצמיד התכתבות עם סיכות.

- קופסה גדולה להתכתבות בלבד, אותה תרצו לאחסן ללא הגבלת זמן. אתה יכול להשאיר אותו בעליית הגג או במוסך רוב הזמן.

- מקום מיוחד נגיש בקלות לאותיות חדשות שצריך למיין (שולחן באולם או חדר עבודה, מדף במטבח וכו')

כיצד למיין דואר

לא משנה באיזה הליך תחליטו, זכרו שהדבר החשוב ביותר הוא שהמערכת שתבחרו מתאימה לכם ותסייע לכם להימנע משפיכת נייר בביתכם בעתיד. כדי להילחם בהתכתבות מוגזמת, בצע את השלבים הבאים:

- אספו את כל הניירת שתוכלו למצוא בבית והתחילו למיין אותה.

- פנו את השולחן במטבח או במשרד ופרשו את כל הניירת שצריך למיין.

- חלקו כל מכתב, קבלה וסוג נייר אחר לקטגוריות כגון: קבלות ואחריות על סחורות, מדריכים למכשירי חשמל ביתיים, מרשמים לתרופות ומסמכים רפואיים אחרים, חשבונות מים וחשמל, מכתבים ממשפחה וחברים, דפי חשבון, מסמכי ביטוח, מסמכים חשובים כמו תעודות לידה ודרכונים וכן הלאה...

- מיחזר את כל המסמכים שתבחר להיפטר מהם.

- חלקו את המסמכים שהחלטתם לשמור לאלו שאתם צריכים להתמודד איתם בקרוב, אותם תוכלו לדחות למועד מאוחר יותר ושתרצו לאחסן ללא הגבלת זמן.

- צור מקום מיוחד לכל אחת משלוש הקטגוריות. שמור את ההתכתבויות שאתה צריך לטפל בה בהקדם האפשרי במקום גלוי בבירור - למשל, איפשהו במטבח. לעומת זאת, אתה יכול להשאיר ניירות שאתה מאחסן ללא הגבלת זמן בקופסה בעליית הגג או במוסך.

- נסו להציג או לתלות מכתבים, כרטיסי יום הולדת ושאר התכתבויות שחשובות לכם בבית. אתה יכול גם להשתמש בקופסת מתנה נחמדה כדי לאחסן אותם.

- אל תשכח לתייג את כל הקטגוריות כדי שתדע מה יש ולאן מה שייך בעתיד.

- צרו סל מיוחד בדלת הכניסה, במטבח או במקום אסטרטגי אחר, שתהיה מיועד רק לדואר שהגיע זה עתה ושאתם רוצים להיפטר ממנו.

איך לארגן התכתבות בעתיד

לאחר שתתמודד עם ערימת הדואר הנערם, יהיה הרבה יותר קל בעתיד לוודא שההתכתבות שלך לא תצטבר יותר מדי שוב. כדי למנוע זאת, נסה את אחד מהטריקים הבאים:

- אם אתם מקבלים יותר דואר במשק הבית, חלקו אותו תמיד בין בני המשפחה הבודדים מיד עם הגעת הדואר, וקבעו מקום מיוחד למכתבים לכולם.

- נסו לסווג התכתבות ברגע שהיא מגיעה. אתה תשמור את העבודה שלך מאוחר יותר.

- השתמש ביומן או בתזכורת בטלפון שלך כדי לתכנן מתי אתה מתיישב לניירת שצריכה יותר תשומת לב.

- שקלו לעבור להתכתבות אלקטרונית ככל שניתן. זה יחסוך לך זמן וסביבה.

אם אתם כרגע במצב רוח ארגוני, קראו גם 6 טיפים איך לארגן ולהסתיר כבלים בבית!