האם החשבונות נערמים במגירה התחתונה שלך, אתה כבר לא יכול למצוא את נתוני ביטוח הרכב שלך או שאתה מחפש נואשות את תלושי השכר שלך? אז הגיע הזמן לעשות סדר במסמכים. גלה כאן כיצד למיין ניירות ולסדר את המחשב האישי שלך כך שתוכל למצוא מסמכים חשובים מהר יותר בעתיד.
מיין מסמכים ונקה את המחשב האישי שלך
כאשר אתה נאבק בין ערימות נייר כדי למצוא את החשבוניות שלך, הגיע הזמן לסדר את המסמכים שלך. קרא עוד כאן.
אם תרצו לנקות את המחשב, תוכלו לבחור מתוך מגוון רחב של תוכנות שתוכלו להוריד בחינם מהאינטרנט. ברוב המקרים, תוכנה יקרה מיותרת. חיפוש מהיר באינטרנט יעזור למצוא תוכנה מתאימה וחינמית למטרותיך.
האם אתה משתמש באבקת כביסה, קפסולות חומרי ניקוי או חומר ניקוי נוזלי כדי לכבס את הבגדים שלך?
ארגן מסמכים
כדי להתמודד עם הכאוס, תחילה עליך להחליט על מערכת שבאמצעותה תוכל לארגן את הרשומות שלך. כדאי לעצב את זה בצורה כזו שיהיה לך הגיוני. המסמכים החשובים ביותר צריכים להיות תמיד בהישג יד - לכן יש למקם את הנתונים החשובים ביותר בראש כל תיקיה או אינדקס קלפים, שם תוכלו למצוא אותם שוב בקלות. הטיפים הבאים יעזרו לכם ליצור מערכת משמעותית.
- צור קטגוריות וסידור תוכן בצורה כרונולוגית: צור תיקיות או קבצים לתחומי נושא שונים בהם תוכל לסדר את המסמכים באופן כרונולוגי. לדוגמה, השתמש בתיקיית עבודה לתלושי שכר וחוזי עבודה, תיקיית ביטוח לביטוח רכב, דירה וחיים, ותקיית בנק לתדירות בנק ופרטי חשבון. בתיקיית הבנק שמים את דף החשבון הישן ביותר מאחור, את החדש ביותר מקדימה, וכן הלאה.
- שמרו על פרטי התקשרות חשובים ביחד: כדי שבפעם הבאה שאתם עושים את החזר המס שלכם לא תצטרכו לעבור על תיקייה שלמה כדי למצוא את מספר הטלפון של רואה החשבון שלכם, כדאי ליצור תיקיה נוספת עם כל הפרטים החשובים ליצירת קשר שמות אנשי הקשר שלך.
- צור פחים למסמכים חדשים: השתמש בפחים כדי למיין תכתובות נכנסות כך שתוכל לעבד אותן מהר יותר לאחר מכן. אז זה יכול להיות הגיוני ליצור מאגר עבור חשבוניות נכנסות ומאגר עבור כל שאר המכתבים והמסמכים. זה חוסך לך זמן בעת מיון ותיוק מסמכים.
- מיון ניירות באופן קבוע: ככל שאתה מארגן ותייק את המסמכים החדשים לעתים קרובות יותר, כך נדרש פחות מאמץ. זה גם מונע ממך לשלם חשבונות באיחור והחמצת מועדים. לדוגמה, עברו על הקבצים שלכם פעם בשבוע ואז תייקו אותם.
נקה את המחשב
מידע דיגיטלי גם צריך להיות ממוין מעת לעת. זה לא רק עוזר לך להתמצא טוב יותר במחשב האישי שלך, זה גם גורם למחשב שלך לעבוד מהר יותר ויוצר שטח אחסון נוסף. הנה מה לעשות כאשר אתה רוצה לנקות את המחשב שלך:
- ראשית, הסר את ההתקנה של תוכנות שאינך משתמש בהן יותר, שפג תוקפן או שבבעלותך יותר מאחת. שאל את עצמך אם אתה באמת צריך שלושה דפדפנים שונים ואם אתה רוצה לשחק שוב משחקים ישנים.
- לאחר מכן, עליך להסיר את הקבצים הזמניים שהתוכניות שנמחקו משאירות מאחוריהם. למערכות הפעלה חדשות יותר יש לרוב ניקוי דיסק שעושה את השלב הזה באופן אוטומטי.
- לאחר מכן מחק את כל הקבצים הישנים שאתה כבר לא צריך.
- בכל פעם שאתה מנקה את הכונן הקשיח שלך, הגיוני לאחות אותו לאחר מכן. זה ישלים את הפערים שהותירו התוכניות שנמחקו ככל ששאר הנתונים יתקרבו זה לזה. עם דיסקים קשיחים חדשים יותר, מה שנקרא Solid State Disks (SSD), זה כבר לא נחוץ. כאן מערכת ההפעלה מודיעה אוטומטית לדיסק הקשיח היכן יש מקום לנתונים חדשים, מה שיכול להגביר את מהירות הכתיבה.
לא משנה אם זה מחשב או שולחן עבודה - הפוך את חייך לקלים יותר על ידי מיון המסמכים שלך ויצירת מערכת תיוק חסינת עתיד. זה הופך משימות לא נעימות כמו תשלום חשבונות וחידוש ביטוח למהיר יותר.
- מיון ניירות וסדר הכונן הקשיח: לא משנה אם תרצו לסדר את המסמכים בחדר העבודה או את הקבצים במחשב. הצעד הראשון הוא תמיד לקבל סקירה כללית של מה שכבר יש לך ולפנות את כל המסמכים או הקבצים שאתה לא צריך.
- ארגן את המחשב האישי והמסמכים שלך: לאחר מכן תוכל לבחור מערכת ארגונית שתעזור לך למצוא דברים חשובים במהירות.
- שמירה על הסדר: אולי הצעד הקשה ביותר הוא להמשיך ולהשתמש במערכת החדשה בעתיד. המשמעות היא שאתה מגיש באופן קבוע חשבונות ומכתבים חדשים ושומר קבצים במחשב שלך היכן שהם שייכים.
קרא גם: הסר כתמים מהמזרן
