ערימת ניירות בבית, הר של מסמכים בעבודה - כל אחד מאיתנו מכיר את התמונה הסוחפת הזו, מילולית ופיגורטיבית. בנוסף, זה לא המראה הגרוע ביותר. החלק הגרוע ביותר הוא שאתה לא יכול למצוא את המסמך שאתה צריך כל כך. ומכאן זה רק צעד אחד ממתח ועצבים מיותרים. לכן צוות גוגל הכין עבורכם טיפים פרקטיים שבזכותם תעשו סדר במסמכים אחת ולתמיד, תמנעו מלחץ ותעשו יותר סדר בחיים. להלן המדריך הקצר שלנו כיצד למיין את המסמכים שלך.
טיפים מעשיים כיצד לארגן מסמכים בבית ובעבודה.
היפטר מהעומס במסמכים אחת ולתמיד.
בעת ניקוי המסמכים שלך, שקול אם אתה יכול להתחיל לקבל כל אחד מהם בצורה אלקטרונית, למשל דפי חשבון בנק. כך תפחיתו את כמות הנייר המבוזבזת ואולי תחסכו גם בהוצאות הבנק.
איך שוטפים את הכלים?
הפרדת מסמכים - אביזרים שימושיים
לא מספיק למיין את הניירות כמו שצריך. לאחר מכן עליך לסדר אותם ולאחסן אותם כך שתמיד תוכל למצוא בקלות את המכתב או השטר שאתה מחפש. לכן, לפני שתתחיל לנקות, הכינו את כל האביזרים הדרושים:
- תיקיות או תיקיות,
- קופסאות קרטון, למשל לנעליים
- אטבים ואטבים,
- מדבקות/תוויות מודבקות,
- טוש ועט,
- חולצות למסמכים (הרבה!),
- מהדק, נקב,
- פתקיות דביקות צהובות,
- קלסרים.
הפרדת מסמכים - חלוקה לקטגוריות
לאחר שכל האביזרים הדרושים מוכנים, חשבו לאילו קטגוריות תחלקו את המסמכים שלכם. כדי שלא תפספסו כלום, כתבו רשימה שלהם על פיסת נייר. להלן תמצאו את ההצעות שלנו לקטגוריות הפופולריות ביותר. לחלקם כדאי להכניס חלוקה למסמכים הנוגעים לכל אחד מבני המשפחה.
הנה ההצעה שלנו לסיווג:
- מקרקעין: חוזי ביטוח, חשבונות, מסמכים נוטריונים, חוזים מול ספקי אנרגיה, גז, אינטרנט, הודעות מאיגוד הדיור וכו'.
- כספים: חוזים והתכתבויות עם בנקים, הסכמי הלוואות, דפי חשבון, מסמכים לגבי המוסד לביטוח לאומי, מסמכי מיסוי וכו'.
- רכב: חוזי ביטוח, חשבונות תיקון, מסמכי רכב וכו'.
- מסמכים עסקיים (אם אתה מנהל עסק): חשבוניות, חוזים וכו'.
- רכישות: שטרות, ערבויות וכו'.
- בריאות: רישומי חיסונים, תוצאות בדיקות, הפניות וכו'.
- עבודה: תעודות עבודה, חוזי עבודה, תעודות, דיפלומות, חוות דעת.
- השכלה: תעודות, תעודות.
- מסמכים אישיים: תעודות לידה, תעודות נישואין, תעודות פטירה, מסמכי בית משפט, ייפויי כוח וכו'.
התחילו להגיש מסמכים בבית ובמשרד
רשום כל שם קטגוריה בגיליון נפרד. הניחו את הדפים החתומים על השולחן או על הרצפה - שם תתייקו מסמכים. מוכן? הגיע הזמן להתחיל למיין. כדאי גם להכין מקום לזרוק ניירות מיותרים, כי בגלישה בטוח תמצאו וכאלה. אם אתם מנקים את המשרד, שימו ניירות מיותרים במגרסה, אם בבית – זכרו לקרוע אותם.
סדר את המסמכים
קרא גם: כיצד לנקות את המחשב מבפנים
כאשר כל המסמכים ממוינים לפי קטגוריות, הכניסו אותם לתיקיות או הכניסו אותם לקלסרים. אנו ממליצים לך לסדר את המסמכים שלך מהישן ביותר לחדש ביותר. הודות לכך, קל יותר למצוא את המעודכנים ביותר ותשמרו על סדר בקלסרים שלכם – בפעם הבאה תוכלו להוסיף מסמכים נוספים לחזית.
ערכו תיאור מפורט
לבסוף, תאר את הקלסרים והתיקיות - הדביקו עליהם מדבקות/תוויות או פתקיות וחתמו עליהם. נשאר רק לשים על מדף. פיו. מוכן!
ארגן מסמכים תוך כדי תנועה
כדי לא לבזבז זמן בהכנסת כל מסמך או הודעה חדשה לקלסר, אספו אותם יחד במיכל אחד או בקופסה. מכיוון שהקופסה צריכה להתאים לגליונות A4, קופסת נעליים תהיה מושלמת לתפקיד זה. פעם בשבוע (למסמכי עבודה) או פעם בחודש (למסמכים שיש לכם בבית), הקדישו רבע שעה להכנסתם לתיקייה או קלסר מתאים. הודות לכך תוכלו לשמור בקלות על הסדר במשרד ובבית, תיפטרו מהלחץ והבלגן!
